Documentos escolares têm diferentes finalidades e funções; são meios de prova de direito de pessoas ou da administração; têm papel informativo de grande valia para o administrador público prestar contas de atividade, analisar desempenho e planejar; e ainda têm valor histórico e cultural. Nesse sentido, a gestão da Vida Escolar assume grande importância, em especial nas movimentações sendo previstas na reorganização.
Os principais procedimentos a serem adotados são:
1) Todos os prontuários de alunos remanejados serão encaminhados para a nova escola, devidamente organizados, bem como os Históricos Escolares atualizados e expedidos (uma via original e uma cópia), acompanhados de relação de remessa, até 31/03/2016;
2) A posse e guarda do acervo de escolas disponibilizadas ficarão sob a responsabilidade da Diretoria de Ensino, seguindo-se os mesmos procedimentos das unidades escolares extintas, cabendo ao Dirigente Regional de Ensino determinar o local mais adequado para abrigo do acervo, seguido de Relação de Remessa discriminando os documentos nele contidos;
3) Os prontuários de todos os alunos devem estar devidamente atualizados, tanto em relação aos documentos a eles pertinentes, quanto aos procedimentos rotineiros, tais como atendimento domiciliar, aluna gestante, classe hospitalar, boletim escolar, carteirinha escolar, equivalência de estudos, compensação de ausências dos alunos, regularização de vida escolar, convalidação de estudos, entre outros;
4) Durante o período de Reorganização é importante consultar os seguintes documentos, disponibilizados pelo Departamento de Administração:
a) Roteiro para Auxiliar na Gestão de Documentos Durante a Reorganização;
b) Roteiro de Atividades do Departamento de Administração;
c) Também é importante a Tabela de Temporalidade de guarda de documentos, disponível entre outras informações complementares no site: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/institucional/legislacao;
5) Divulgar amplamente, a toda a comunidade escolar, por meio de avisos e cartazes, o local para onde os documentos dos alunos (acervo) foram remanejados.
